Процесс автоматизации кадрового делопроизводства
Каких бы размеров ни была компания, и какими бы объемами производства ни оперировала, ей не обойтись без кадрового отдела, который обеспечивает организацию сотрудниками необходимого опыта и квалификации. В процессе увеличения предприятия и объема работ, появлению филиалов и дочерних предприятий, деятельность кадровой службы усложняется.
В обязанности отдела кадров входит:
- Полный цикл работ с сотрудниками, от поиска претендентов до увольнения работников;
- Внутренний документооборот, ведение отчетностей и т.п.;
- Формирование и выплата зарплаты сотрудникам;
- Операции с налоговыми документами;
- Получение и сопровождение различных заявлений.
Если в штате фирмы находится не больше 10 работников, то все кадровые процессы можно решать самостоятельно, но в организациях, располагающих большим количеством персонала, просто необходимо включить
в процесс автоматизацию кадрового делопроизводства.
С помощью автоматизации кадрового документооборота можно:
- Повысить скорость работы.
Задерживая документы, которые необходимо выдавать работникам, а так же, не обрабатывая поступающее заявления вовремя, специалисты отдела кадров портят общее впечатление о работе организации в целом. Если отдел работает медленно и не справляется с установленным уровнем обязанностей в срок, то не выполненные задачи будут накапливаться и смогут вылиться в значительные неприятности. - Сократить риск появления ошибок.
Если при большом объеме производства вести документооборот вручную, то обязательно возникнут ошибки. Часто неточности возникают при высчитывании рабочих часов, зарплаты, налогов и пр. Такое некорректное отражение в документах приводит к финансовым убыткам, особенно после введения штрафных санкций контролирующими службами. Улучшить кадровое делопроизводство можно с помощью процесса автоматизации.
Повышаем эффективность перехода
Две самые главные цели, которые выполняет автоматизация кадрового отдела – корректное ведение документооборота и повышение эффективности работы не только кадровиков, но и всей организации.
Помимо этого, автоматизация занимается решением важных задач:
- Увеличение темпов рутинных операций;
- Упрощение операций по набору персонала;
- Оперативный учет и освоение новейших принципов ведения документооборота;
- Обобщение информационной базы, содержащей все необходимые данные, с возможностью обращения каждого работника к необходимой информации;
- Внедрение новейшей системы автоматизации с удобным управлением, упрощающим сопровождение документов;
- Уменьшение временных потерь, происходивших по вине устаревших процессов;
- Снижение рисков, минимизация различных ошибок бухгалтерского и налогового учета.
Для того чтобы перевести отдел кадров на автоматизированное кадровое делопроизводство, следует знать:
- Нужно уменьшить количество лиц, с которыми согласовываются процессы. Идеальная цепочка должна быть выстроена по принципу «сотрудник – персонал кадрового отдела». При особых обстоятельствах возникает необходимость согласовать какие-то операции с начальником отдела кадров или всей организации в целом.
- Чтобы избежать постоянных временных затрат, можно сформировать шаблонизацию отчетности. Главное, чтобы шаблоны соответствовали нормативно-правовым актам РФ. Правда, здесь есть свои подводные камни. Главный из них – работникам придется переучиваться для того, чтобы документация составлялась по единому образцу.
- Автоматизация способна улучшить кадровое делопроизводство, особенно если её работа будет направлена только в те области компании, где она действительно необходима. Процесс автоматизации будет различен для компаний, обладающих различными объемами производства на рынке товаров и услуг.
Тип системы автоматизации
Выбор системы автоматизации зависит не только от размера организации, но и от поставленных задач, перспектив развития процессов компании и многого другого. Правильно выбранный тип системы автоматизации поможет улучшить кадровое делопроизводство.
Современный рынок предоставляет различные типы систем автоматизации:
- Узконаправленные кастомные системы. Программы, направленные на конкретные узконаправленные действия.
- Коробочная продукция. В отличие от кастомных, у коробочных систем довольно расширенные возможности, охватывающие различные области.
- HRM-модули. Предназначены для задействованных в организации ERP-модулей.
- Специальные HRM-системы. С помощью данных систем у отдела кадров значительно увеличиваются возможности по формированию документации.
- BPM-системы. Комплексный подход к автоматизации кадрового делопроизводства и всей организации в целом.
Руководители компании должны понимать, что дальнейшее расширение автоматизации процессов на всю деятельность предприятия может перерасти в комплексный подход и улучшить работу компании по всем направлениям. Главное – осознавать перспективы и выстроить долгосрочную стратегию.
